당신의 이메일이 가장 먼저 눈에 띄고 싶은 생각을 해본 적이 있으신가요? 이메일을 보내고 나서 아차 싶은 경우가 있으셨나요? 이 글을 읽으면 이메일을 처음 접하는 신입도 완벽하게 사용하는 방법과 팁을 알 수 있습니다.
눈에 띄는 업무용 이메일 쓰는 방법은 제목이 핵심
대부분의 직장인은 매일 수 많은 이메일을 확인합니다. 그 중에서 눈에 띄는 이메일 제목은 어떤 것일까요? 또 이전 이메일을 검색하기 좋은 이메일은 어떤 제목일까요? 구글에서 사용하는 이메일을 예시로 보겠습니다.
구글에서 보낸 이메일은 “분기별 보안 제안”이라는 본문의 내용을 한 마디로 정리하고 있습니다.
문제 상황 제시
본문 내용 사설이 없이 1. 문제 상황 2. 해결 방안으로 핵심 내용만 기술하고 있습니다.
목록 활용
본문 핵심 내용을 간략히 기술 한 후, 아래에 목록을 활용해 눈에 띄도록 활용하고 있습니다.
해결 방안 제시
해결 방법을 통해 명확해 지도록 하고 있습니다.
더 많은 문제 해결 방법 제시
더 많은 문제 해결 방법 제시을 확인하려면 링크를 통해 유도하고 있습니다.
마무리 인사
마무리 인사는 감사합니다.
그리고 팀 성분으로 제시하고 있습니다.
한국 이메일은 어떤식으로 쓸까요?
제목 쓰기
이메일을 보낼 때 가장 신경 써야 할 것은 ‘제목’입니다. 상대가 관심을 두고 메일을 열어보게 하려면, 제목에 대한 고민을 충분히 해야 합니다. 제목은 3~4 어절로 간단하게 쓰는 것이 좋습니다. 예를 들어: [기관명] 디자인 제작 결과 보고 [업체명] 제품 견적 요청
상급자에게 보내는 메일이라면 인사를 포함해 30자 내외로 작성하세요.
이메일 제목 사용법
이메일 제목은 ‘말머리’를 대괄호로 표시해 핵심을 쉽게 파악하게 합니다.
말머리 사용은 예시는 아래와 같습니다.
- [A반도체]
- [교육문의] A반도체 신입사원 대상 강의 요청
- [중요] A반도체 제품 상세페이지 디자인 관련 회의 안내 본문 작성 방법 안내
본문은 7가지 항목으로 구성됩니다.
- 인사말
- 자기소개
- 목적
- 본문
- 상대방이 취할 행동
- 맺음말
- 첨부파일
이메일 인사말
이메일도 만남의 시작처럼 인사로 시작합니다. 상대방의 이름과 직위를 함께 언급합니다.
안녕하세요. A회사 이순신 대표님 안녕하세요.
이메일 자기소개
인사를 마친 후 간단하게 자기소개를 합니다.
B반도체 홍길동 과장입니다.
이메일 목적(이유) 소개
자기소개 후 이메일의 목적을 명확히 밝힙니다. 예시는 아래와 같습니다.
- 이메일을 보낸 이유는 베트남 맛집 영상 제작 견적을 문의드리기 위해서입니다.
- 베트남 관련 강연을 요청드리고자 합니다.
본문 내용
인사말과 자기소개, 목적을 밝혔다면 이제 본문을 작성합니다.
다음 회의 일정 조정을 위해 메일을 보냅니다. 소요시간은 1시간입니다. 이메일에 기재된 2가지 후보 일정에서 골라 주시기 바랍니다.
- 제 1희망: 화요일 오전 11시
- 제 2희망: 화요일 오후 2시
이메일의 목적이 분명하고, 2가지 후보를 제시합니다.
상대방이 취할 행동 제시
상대방이 취할 행동을 구체적으로 제시합니다.
‘월, 수, 금’ 중에서 미팅 가능한 요일을 알려주시면 일정을 확정하겠습니다.
5월 24일 오후 3시까지 A 기획서를 작성하여 메일 보내주시기 바랍니다.
이처럼 행동 지침을 명확히 제시해, 이메일 본문을 보고 상대방이 무엇을 해야 할지 분명히 알 수 있도록 합니다.
맺은말
맺은말은 다음 예시와 같이 사용합니다.
- 감사합니다.
- 궁금한점이 있으면 아래의 연락처로 연락 바랍니다.
- 우리의 만남을 기대하고 있습니다.
- 당신의 배려에 감사합니다.
- 빠른 회신 부탁드립니다.
이메일 첨부파일 멘트
자세한 내용은 첨부파일을 통해 확인해 주세요. 이후 첨부 파일을 보낼 땐 파일명을 확인합니다. 첨부파일 명은 XX 진행현황
이메일 용어
- FW : 받은 메일 그대로 전달할때 사용합니다.
- FYI : 참고하세요
- F/U 후속조치(지속확인&관리)
- CC 참조
- BCC 숨은 참조
- ASAP :최대한 빨리
회사 메일 보내기 전 체크
회사 업무용 메일 보내기 전 체크 리스트는 아래와 같습니다.
- 본문과 제목에 오탈자 확인
- 첨부 파일 확인
- 받는 사람의 메일 주소와 참조 및 숨은참조자 확인
당신의 이메일이 가장 먼저 눈에 띄고 싶은 생각을 해본 적이 있으신가요? 이메일을 보내고 나서 아차 싶은 경우가 있으셨나요? 이제는 당신도 이메일을 완벽하게 사용하는 방법과 팁을 알고 있습니다. 이메일 커뮤니케이션을 잘하는 신입사원이 되신 것을 축하드립니다.